業務フローと実務のコツ

車の手続きの依頼元は、大きく3つに分かれます。

• 遠方の自動車販売店・ディーラー — 管轄外の車庫証明・登録を、その地域の行政書士に依頼します。この業務の最大のボリュームゾーンです。
• リース会社・信販会社・行政書士事務所 — 大量案件や、行政書士どうしの相互依頼(自分の管轄外を任せ、任される関係)。
• 個人のお客様 — 個人売買、相続、引越しなど。件数は少ないものの単価は高めになりやすい層です。

ポイントは、この業務が全国の行政書士の相互ネットワークで回っていることです。「速い・正確・報告がマメ」という評判が立てば、単発ではなく継続の取引先が増えていきます。逆に言えば、1件目からその品質で納めることが何よりの営業になります。

見積りの構成

見積りは必ず次の3階建てで示します。総額が最初から分かることが、依頼者の一番の安心材料です。

• 報酬(税込表示)— 事務所が決める部分
• 法定費用 — 車庫証明手数料(都道府県ごと)、検査登録印紙(早見表)、ナンバー代など
• 実費 — 返送用レターパック代、承諾書の発行手数料、駐車料など

報酬の相場観(仮のサンプル)

販売店向けの設計

• 月末締め・請求書払いに対応すると、販売店の経理フローに乗りやすくなります。
• 複数台・継続取引の単価設計(例:月〇件以上で1件あたり〇円)をあらかじめ決めておくと、価格交渉で迷いません。

• 受け取り:レターパック等の追跡便で送ってもらいます。押印が必要な書類は、先にPDF・FAXで下書きを確認してから押印→原本送付の順にすると、書き直しの往復がなくなります。
• 返送:車検証・車庫証明書などの原本は、対面受け取りになるレターパックプラスが基本。普通郵便での原本送付は避けます。
• 控え:受領時・納品時の全書類をスキャンして案件フォルダに保存。「あの書類どうなってます?」に即答できる体制が信頼を生みます。
• 定型化:依頼書(FAX兼用)、必要書類のご案内、送付状の3点をテンプレート化しておくと、案件ごとの説明コストが激減します。
• 個人情報:印鑑証明書・住民票・車検証は個人情報のかたまりです。施錠保管・シュレッダー廃棄・誤送信防止(宛先ダブルチェック)を事務所ルールにします。

警察署(車庫証明)に行く日

• 申請書類一式(提出用+自分の控えコピー)
• 手数料(収入証紙・現金などその県の納付方法で)
• 職印・認印、予備の申請用紙(書き直し用)
• メジャー(現地採寸する場合)、クリップボード、筆記具
• 受領日:受付時の控え(納入通知書兼領収書など)

運輸支局(登録)に行く日

• 登録書類一式(車検証・印鑑証明・委任状・譲渡証明書・車庫証明…案件のチェックリストで確認)
• 印紙代の現金、職印・認印
• 鉛筆とボールペン(OCR申請書用)、予備の委任状・OCR用紙
• ナンバー交換がある日:プラス(2番)・マイナスドライバー、軍手、養生タオル
• 出張封印の日:封印関係一式+上記工具(所属会のルールに従う)

この業務のクレームは、ほぼすべて「転記ミス」と「報告の遅れ」から生まれます。前者は仕組みで潰せます。

• 正は常に証明書類 — 氏名・住所は住民票・印鑑証明書の表記に、車両情報は車検証の表記に、すべてを合わせます。依頼メールの本文は「参考情報」であって「正」ではありません。
• 車台番号は2回照合 — 作成時に1回、提出直前に1回。指差し+声出しで読み上げます。地味ですが、これが一番効きます。
• チェックリスト運用 — 受任時・提出前・納品前の3つの関門でリストを回します(→ 資料集に印刷用を用意)。
• 交付物もその場で検品 — 窓口側の記載ミスもゼロではありません。受け取った瞬間に照合すれば、その場で直せます。

• 登録申請の代理・書類作成は行政書士の業務です。自信を持って「専門業務」として提供しましょう(無資格者による報酬を得ての代行は行政書士法違反のリスクがあります)。
• 封印は制度の枠内で — 封印の取付けは、丁種など委託制度の要件を満たした場合のみ。要件外での取付け・取り外しは絶対にしないこと。
• 職務上請求書の適正利用 — 住民票等の職務上請求は、受任案件の範囲でのみ。使用記録を残します。
• 虚偽申請に加担しない — 実際と異なる保管場所での申請(車庫飛ばし)を求められたら、リスクを説明して明確に断ります。一度でも応じれば、資格と信用の両方を失います。
• 報酬額の掲示・領収書 — 行政書士法上の義務(報酬額の事務所掲示、領収書の交付)も忘れずに。